Πιθανότατα το έχετε παρατηρήσει - τον τρόπο με τον οποίο ο εγκέφαλός σας αισθάνεται διαφορετικός όταν βρίσκεστε σε μια φυσική αίθουσα συσκέψεων σε σχέση με μια κλήση Teams ή Zoom. Μερικοί άνθρωποι ευδοκιμούν στο βουητό των κοινόχρηστων χώρων. Άλλοι κάνουν ό,τι καλύτερο μπορούν για να σκεφτούν τη σίγαση.

Και στα δύο σενάρια, η κόπωση της συνάντησης διατρέχει πάντα τον κίνδυνο. Είτε πρόκειται για «άγχος καθρέφτη» από το να βλέπεις τον εαυτό σου στην οθόνη, περιορισμένη κίνηση ή μονόλογο του διοργανωτή. Η νοητική εναλλαγή μεταξύ καθηκόντων, τοποθεσιών και ανθρώπων. Είναι σημαντικό οι συσκέψεις να σχεδιάζονται με πρόθεση και ο χρόνος προσωρινής αποθήκευσης είναι ενσωματωμένος για μια βόλτα, σνακ ή λίγα λεπτά μακριά από την οθόνη.

Με την υβριδική εργασία ήρθε για να μείνει, ήρθε η ώρα να σταματήσουμε να ρωτάμε ποιος τύπος συνάντησης είναι «καλύτερος» και να αρχίσουμε να ρωτάμε γιατί αισθάνονται τόσο διαφορετικοί και πώς να κάνουμε και τις δύο μορφές να λειτουργούν για όλους. Τούτου λεχθέντος, οι προσωπικές συναντήσεις συνεχίζουν να προσφέρουν μοναδικά ανθρώπινα οφέλη που είναι δύσκολο να αναπαραχθούν εικονικά, ειδικά όταν πρόκειται για εμπιστοσύνη, συνεργασία και δημιουργικότητα.

1. Ο ρόλος του περιβάλλοντος στην εστίαση και τη σύνδεση

Οι προσωπικές συναντήσεις ενεργοποιούν όλες τις αισθήσεις. Μπορείτε να αντιληφθείτε τις ενεργειακές αλλαγές, τη γλώσσα του σώματος ή τον δισταγμό κάποιου πριν μιλήσει. Αυτές οι μικρο-ενδείξεις δημιουργούν σύνδεση και βοηθούν με τις αποχρώσεις - ειδικά κατά τη διάρκεια πολύπλοκων ή συναισθηματικών συνομιλιών.

Για άλλους, η ίδια αισθητηριακή είσοδος μπορεί να είναι συντριπτική. Οι εικονικές συσκέψεις προσφέρουν ένα πιο ήρεμο περιβάλλον, με λιγότερους περισπασμούς και περισσότερο έλεγχο. Λειτουργίες όπως τα κουμπιά σίγασης και οι λειτουργίες συνομιλίας μπορούν να βοηθήσουν τα πιο ήσυχα μέλη της ομάδας να αισθάνονται πιο ασφαλή συνεισφέροντας. Ειδικά για τους νευροαποκλίνοντες συναδέλφους, οι βιντεοκλήσεις μπορεί να υποστηρίζουν καλύτερη εστίαση και άνεση.

Ωστόσο, υπάρχει ένας πλούτος σε φυσικά περιβάλλοντα που οι εικονικές κλήσεις δεν μπορούν να ταιριάξουν, ειδικά σε συναντήσεις υψηλού ρίσκου ή δημιουργικές συναντήσεις. Η δυνατότητα να σχεδιάσετε ιδέες μαζί σε έναν κοινόχρηστο πίνακα ή να συγκεντρωθείτε γύρω από ένα κεντρικό σημείο εστίασης, όπως ένα Nobo Move &; Meet Mobile Whiteboard και Notice Board, μπορεί να ενισχύσει την εστίαση, τη μνήμη και τη συμμετοχή.

2. Διαφορά στις προσδοκίες των γενεών

Οι Baby Boomers και οι Gen Xers συχνά αντιλαμβάνονται τις προσωπικές συναντήσεις ως ένδειξη σεβασμού και δέσμευσης. Πολλοί συνδέουν τον χρόνο πρόσωπο με πρόσωπο με την παραγωγικότητα για να διαβάσουν το δωμάτιο, να δημιουργήσουν σχέσεις και να εμφανιστούν ο ένας για τον άλλον.

Ωστόσο, οι Millennials και η Gen Z προτιμούν συχνά την ευελιξία και την αποτελεσματικότητα. Είναι πιο πιθανό να βλέπουν τις συσκέψεις ως λειτουργικές, όχι επιτελεστικές. Μια βιντεοκλήση που τελειώνει νωρίς είναι μια νίκη στα βιβλία τους.

Αυτές οι διαφορές μεταξύ των γενεών αντικατοπτρίζουν διαφορετικές στάσεις απέναντι στην εργασία και την επικοινωνία, αλλά υποδηλώνουν επίσης μια ευρύτερη πρόκληση: πώς συνδυάζουμε την ευελιξία με την αποτελεσματικότητα; Η αυτοπρόσωπη παρουσία δεν χρειάζεται να σημαίνει σπατάλη χρόνου. Με τα σωστά εργαλεία και μια σκόπιμη ρύθμιση, οι φυσικές συναντήσεις μπορούν να είναι εξίσου αποτελεσματικές - και συχνά πολύ πιο ενεργητικές και να οικοδομήσουν σχέσεις.

3. Συνεργασία Vs Στοχασμός

Μερικές από τις πιο ενεργητικές συναντήσεις πραγματοποιούνται αυτοπροσώπως: ιδέες εξοστρακίζονται, λευκοί πίνακες γεμίζουν, οι άνθρωποι αναπηδούν ο ένας από την ενέργεια του άλλου. Αυτές οι στιγμές αυθόρμητης συνεργασίας συχνά οδηγούν σε επαναστατική σκέψη - και είναι πολύ πιο εύκολο να διευκολυνθούν πρόσωπο με πρόσωπο, ειδικά όταν έχετε εργαλεία αφής όπως η τσάντα κιτ αξεσουάρ Nobo για την υποστήριξη της οπτικής σκέψης.

Αλλά στο ίδιο σενάριο, οι πιο ήσυχοι στοχαστές μπορεί να δυσκολευτούν να βρουν χώρο για να συνεισφέρουν.

Οι εικονικές συναντήσεις μπορούν ακόμη και τον αγωνιστικό χώρο. Οι λειτουργίες συνομιλίας, οι δημοσκοπήσεις και η δομημένη λήψη στροφών βοηθούν να ακουστούν περισσότερες φωνές - ειδικά εκείνοι που χρειάζονται λίγο χρόνο για να προβληματιστούν πριν συνεισφέρουν.

Και στις δύο μορφές, προσπαθήστε να καλωσορίσετε όλα τα στυλ σκέψης. Κατά περίπτωση, στείλτε ερωτήσεις εκ των προτέρων και δημιουργήστε παύσεις για να δώσετε χρόνο για προβληματισμό. Είναι επίσης καλή ιδέα να προσκαλέσετε γραπτή συμβολή μετά τη λήξη της συνάντησης. Ωστόσο, υπάρχει κάτι μοναδικά ισχυρό στο να βλέπεις ιδέες να ζωντανεύουν στο δωμάτιο, στον τοίχο, σε πραγματικό χρόνο - και εκεί είναι που οι φυσικές συναντήσεις έχουν το πλεονέκτημα.

4. Τελετουργίες, ανήκειν και συνεργασία

Η κοινότητα μπορεί να βρεθεί σε τελετουργίες γραφείου, όπως το να αρπάξετε έναν καφέ πριν από μια συνάντηση ομάδας, να βγείτε από μια συνάντηση μαζί, να μοιραστείτε ένα αστείο στο διάδρομο μετά. Αυτές οι στιγμές είναι κάτι περισσότερο από ένα γέμισμα - χτίζουν εμπιστοσύνη και σχέση μεταξύ συναδέλφων. Οι προσωπικές συναντήσεις δημιουργούν φυσικά χώρο για αυτές τις μικροσυνδέσεις.

Η απομακρυσμένη εργασία φέρνει επίσης στην επιφάνεια τις δικές της τελετουργίες - στέλνοντας μηνύματα σε έναν συνάδελφο μετά για ενημέρωση, κοινή χρήση ενός meme ή αντίδρασης για να μειώσει την ένταση ή να δείξει υποστήριξη. Αυτές οι ψηφιακές συνήθειες εξακολουθούν να δημιουργούν πολιτισμό - απλά διαφορετικά. Είναι σημαντικό να δημιουργηθεί χώρος για αυτές τις άτυπες συνδέσεις. Ένα check-in 5 λεπτών στην αρχή κάθε συνάντησης μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά.

Ωστόσο, οι προσωπικές αλληλεπιδράσεις τείνουν να οδηγούν σε ισχυρότερους, πιο ανθεκτικούς δεσμούς ομάδας με την πάροδο του χρόνου, ειδικά όταν μπορείτε να συνεργαστείτε γύρω από κοινόχρηστα φυσικά εργαλεία, όπως έναν πίνακα ή ένα σημειωματάριο, αντί για μια οθόνη.

Με μια ματιά:

Οφέλη των προσωπικών συναντήσεων

• Μπορείτε να διαβάσετε το δωμάτιο. Αυτό βοηθά στην πλοήγηση της απόχρωσης, της έντασης και της ενέργειας πιο διαισθητικά
• Αυθόρμητη συνεργασία
• Οικοδόμηση σχέσεων
• Λιγότεροι ψηφιακοί περισπασμοί
• Απτική δέσμευση - με εργαλεία όπως ο πίνακας Nobo Move &; Meet για την ενίσχυση της οπτικής σκέψης

 

Οφέλη των εικονικών συσκέψεων

• Φιλοξενεί διαφορετικά στυλ εργασίας
• Αποτελεσματική συνεργασία με επίγνωση του χρόνου
• Ψηφιακά εργαλεία για την ενίσχυση πιο ήσυχων φωνών
• Παγκόσμια εμβέλεια και ένταξη
• Ενσωματωμένη τιμή εγγραφής και αναπαραγωγής

 

Σχεδιάστε για τη στιγμή, όχι για την προεπιλογή

Το πραγματικό ερώτημα δεν είναι αν οι προσωπικές ή εικονικές συναντήσεις είναι καλύτερες. Είναι αυτό που χρειάζεται περισσότερο αυτή η στιγμή, αυτό το καθήκον και αυτή η ομάδα;

Οι προσωπικές συναντήσεις είναι ιδανικές για:

• Εναρκτήριο λάκτισμα στρατηγικής
• Ανάπτυξη ομαδικού πνεύματος
• Κοινοποίηση παρουσίας ένας προς έναν ή ευαίσθητα θέματα
• Σύνθετη λήψη αποφάσεων
• Εργαστήρια, δημιουργικά σπριντ ή συνεδρίες επίλυσης προβλημάτων - ειδικά όταν χρησιμοποιείτε οπτικά εργαλεία όπως φορητούς πίνακες

 

Οι εικονικές συσκέψεις ισχύουν για:

• Γρήγορες ενημερώσεις κατάστασης
• Συνεργασία μεταξύ τοποθεσιών
• Τεκμηρίωση αποφάσεων

 

Οι εικονικές συσκέψεις παραμένουν πολύτιμο μέρος του σύγχρονου χώρου εργασίας, ειδικά για τη συνεργασία μεταξύ τοποθεσιών, τις γρήγορες ενημερώσεις και την υποστήριξη συναδέλφων που προτιμούν ένα πιο ήσυχο και πιο δομημένο περιβάλλον. Για πολλούς, η συμμετοχή από έναν οικείο χώρο τους βοηθά να αισθάνονται πιο άνετα, συγκεντρωμένοι και ικανοί να συνεισφέρουν με τους δικούς τους όρους.

Τούτου λεχθέντος, όταν πρόκειται για την οικοδόμηση σχέσης, την προώθηση της δημιουργικότητας και την επίλυση σύνθετων προκλήσεων, οι προσωπικές συναντήσεις εξακολουθούν να προσφέρουν κάτι μοναδικό. Η ικανότητα ανάγνωσης του δωματίου, αυθόρμητης αναπήδησης ιδεών και δημιουργίας δυναμικής σε πραγματικό χρόνο είναι δύσκολο να αναπαραχθεί στο διαδίκτυο. Με εργαλεία όπως το διοικητικό συμβούλιο Nobo Move &; Meet και η τσάντα κιτ αξεσουάρ, οι ομάδες μπορούν να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητες της συνεργασίας πρόσωπο με πρόσωπο, καταγράφοντας ιδέες οπτικά, προσαρμόζοντας εν κινήσει και διατηρώντας όλους αφοσιωμένους.

Καθώς η υβριδική εργασία συνεχίζει να εξελίσσεται, ας αξιοποιήσουμε στο έπακρο και τις δύο μορφές. Αλλά όταν ο στόχος είναι η βαθιά σύνδεση, η δημιουργική σκέψη ή η πραγματική ευθυγράμμιση, τίποτα δεν συγκρίνεται με το να είστε μαζί στο δωμάτιο - με τα σωστά εργαλεία για να μετατρέψετε τις ιδέες σε δράση.