Φανταστείτε αυτό: μπαίνετε σε μια μικρή αίθουσα συσκέψεων, έτοιμοι να σκεφτείτε την επόμενη μεγάλη ιδέα, μόνο για να βρεθείτε στριμωγμένοι ανάμεσα σε ακατάστατα έπιπλα και να ψάχνετε ένα μέρος για να σημειώσετε σημειώσεις. Σας ακούγεται οικείο; Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, η ταπεινή αίθουσα συσκέψεων χρειάζεται σοβαρή επανεξέταση. Ήρθε η ώρα να προχωρήσετε πέρα από τις καρέκλες και τις οθόνες και να αρχίσετε να σχεδιάζετε για αποτελεσματικές συναντήσεις.

Σε πολλά γραφεία και κοινόχρηστους χώρους εργασίας, οι μικρές αίθουσες συσκέψεων αντιμετωπίζονται ως δεύτερη σκέψη. Μια οθόνη, ένα τραπέζι, τέσσερις καρέκλες, ίσως μια κάμερα – η δουλειά έγινε. Αλλά στον σημερινό κόσμο της εργασίας, όπου το να κοιτάζουμε μια οθόνη όλη μέρα μπορεί να κάνει την προσοχή μας να μειωθεί, αυτή η προσέγγιση δεν την κόβει πλέον. Τι θα γινόταν αν σταματούσαμε να σχεδιάζουμε αίθουσες συσκέψεων ως κοντέινερ για συσκέψεις και αρχίζαμε να τις διαμορφώνουμε ως περιβάλλοντα εστίασης, ροής και αντίκτυπου;

Υιοθετώντας μια πιο στρατηγική, επικεντρωμένη στα αποτελέσματα προσέγγιση για τον τρόπο με τον οποίο εξοπλίζουμε και σχεδιάζουμε μικρές αίθουσες συσκέψεων, μεταβαίνουμε από παθητικά περιβάλλοντα σε ενεργούς παράγοντες παραγωγικότητας, σαφήνειας και ουσιαστικής εργασίας.

Μια αποτελεσματική μικρή αίθουσα συσκέψεων θέτει τα θεμέλια για εστιασμένες συζητήσεις, δημιουργία ιδεών και λήψη αποφάσεων. Δεδομένης της αυξανόμενης στροφής προς υβριδικά μοτίβα εργασίας, η διασφάλιση ότι η μικρή αίθουσα συσκέψεών σας είναι εξοπλισμένη τόσο για προσωπική όσο και για εικονική συνεργασία είναι πιο σημαντική από ποτέ.

Σε αυτό το ιστολόγιο θα διερευνήσουμε πώς να εξοπλίσετε τη μικρή αίθουσα συσκέψεών σας για αποτελεσματικές και παραγωγικές συναντήσεις. Θα καλύψουμε βασικά εργαλεία, βέλτιστες πρακτικές και πώς καινοτόμα εργαλεία όπως οι πίνακες Nobo Infinity θα μπορούσαν να αλλάξουν το παιχνίδι που χρειάζεται το γραφείο σας. Μέχρι το τέλος, θα έχετε μια σαφή στρατηγική για τη βελτιστοποίηση του χώρου συσκέψεών σας για καλύτερη ομαδική εργασία και λήψη αποφάσεων.

Οι κοινές προκλήσεις των μικρών αιθουσών συνεδριάσεων

Οι βασικές προκλήσεις στις μικρές αίθουσες συσκέψεων περιλαμβάνουν:

• Έλλειψη εγγράψιμων επιφανειών για την αποτύπωση ιδεών και σημειώσεων
• Περιορισμένος χώρος που οδηγεί σε ακαταστασία και περισπασμούς
• Δυσκολία στην οπτική παρουσίαση και οργάνωση σκέψεων
• Ανεπαρκή εργαλεία για υβριδική συνεργασία με απομακρυσμένους συμμετέχοντες

 

Η λύση: Τι χρειάζεται κάθε μικρός χώρος συσκέψεων για μεγάλες ιδέες

 

Ευέλικτες λύσεις πίνακα

Όταν ο χώρος δαπέδου είναι περιορισμένος, οι τοίχοι γίνονται πολύτιμα ακίνητα. Οι παραδοσιακοί πίνακες μπορεί να είναι πολύ μεγάλοι για μικρούς χώρους. Οι πίνακες Nobo Infinity παρέχουν μια κομψή, αποδοτική λύση χώρου για καταιγισμό ιδεών, στρατηγική και παρουσίαση ιδεών.

Ενώστε εύκολα πολλές σανίδες με το σύστημα εύκολης τοποθέτησης για να δημιουργήσετε έναν ομαλό και επεκτάσιμο τοίχο πίνακα. Με επιφάνεια UV-σκληρυμένη για εύκολο καθαρισμό, μπορείτε να απολαύσετε έναν ενιαίο καμβά για τις δημιουργικές σας ιδέες ακόμα και στις μικρότερες αίθουσες συσκέψεων.

Η μαγνητική επιφάνεια επιτρέπει επίσης στους χρήστες να καρφιτσώνουν σημειώσεις και έγγραφα, βοηθώντας να διατηρούνται οι συζητήσεις δομημένες και ορατές.

Για μια πιο ευέλικτη λύση, εξετάστε το ενδεχόμενο στεγνής διαγραφής φύλλων λευκού πίνακα. Αυτά τα εξαιρετικά φύλλα λευκού πίνακα προσφέρουν μια φορητή λύση εξοικονόμησης χώρου χωρίς να καταλαμβάνουν περιττό χώρο.

Αυτά μπορούν να τοποθετηθούν σε οποιαδήποτε επιφάνεια, αφαιρώντας την ανάγκη για μεγάλους, βαρείς πίνακες. Σε αντίθεση με τους παραδοσιακούς πίνακες σεμιναρίου ή τους μαρκαδόρους μίας χρήσης, αυτά τα φύλλα καθαρίζονται και επαναχρησιμοποιούνται εύκολα.

Η σύστασή μας

• Επεκτείνετε την επιφάνεια γραφής σας για να δημιουργήσετε έναν τοίχο πίνακα που θα ανταποκρίνεται στον χώρο σας.
• Η σκληρυμένη με υπεριώδη ακτινοβολία επιφάνεια δημιουργεί ένα ομαλό φινίρισμα και επιτρέπει τον εύκολο καθαρισμό.
• Οι πίνακες μπορούν να τοποθετηθούν στον τοίχο είτε σε κατακόρυφο είτε σε οριζόντιο προσανατολισμό.

Άνετο &; Λειτουργικό

Μια μελέτη που αναφέρθηκε από τον Guardian διαπίστωσε ότι το 74% των υβριδικών εργαζομένων αισθάνθηκε πιο παραγωγικό και το 76% αισθάνθηκε πιο κίνητρο όταν εργαζόταν μέρος της εβδομάδας εξ αποστάσεως.

Έχοντας αυτό κατά νου, εξετάστε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε στοιχεία άνεσης στον χώρο συσκέψεών σας, όπως εργονομικά καθίσματα, φυσικό φωτισμό, απλά αναψυκτικά και πράσινο για να αντικατοπτρίσετε τα οφέλη της απομακρυσμένης εργασίας στο περιβάλλον του γραφείου.

• Χρησιμοποιήστε στοιβαζόμενες ή πτυσσόμενες καρέκλες για να διατηρήσετε την ευελιξία στη χρήση του δωματίου. Σκεφτείτε ένα εργονομικό σκαμνί πάνω από μια καρέκλα για εξοικονόμηση χώρου και άνεση.
• Ένα στρογγυλό ή οβάλ τραπέζι ενθαρρύνει την καλύτερη οπτική επαφή και την ανοιχτή συζήτηση.
• Ελάχιστος σταθμός αναψυκτικών - μια κανάτα με νερό, μερικές κούπες και φακελάκια τσαγιού σηματοδοτούν μια ευπρόσδεκτη ατμόσφαιρα και επιβραδύνουν τη βιαστική σκέψη.
• Εγκαταστήστε επιτοίχιο χώρο αποθήκευσης για να διατηρείτε την ακαταστασία μακριά από το τραπέζι και να διατηρείτε έναν οργανωμένο χώρο εργασίας

 

Έξυπνη οθόνη & τεχνολογία φιλική προς τα υβριδικά

Με το 63% των εργαζομένων στο Ηνωμένο Βασίλειο να συμμετέχουν σε μοντέλα απομακρυσμένης ή υβριδικής εργασίας, όπως επισημαίνεται από το Forbes Advisor , η αξιόπιστη τεχνολογία που υποστηρίζει τόσο τους αυτοπροσώπως όσο και τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες είναι ζωτικής σημασίας.

Ας υποθέσουμε ότι κάθε σύσκεψη μπορεί να περιλαμβάνει απομακρυσμένους συμμετέχοντες και να ρυθμίσει ανάλογα την αίθουσα. Τοποθετήστε κάμερες στο επίπεδο του ανθρώπινου ματιού για να επιτύχετε «ψηφιακή επαφή με τα μάτια» και να δώσετε προτεραιότητα στην καθαρότητα του ήχου έναντι όλων των άλλων - ο κακός ήχος διακόπτει τις συσκέψεις γρηγορότερα από τα κακά γραφικά.

Εξοπλίστε το χώρο σας με:

• Αξιόπιστο Wi-Fi υψηλής ταχύτητας για απρόσκοπτη εικονική συνεργασία.
• Κάμερα web υψηλής ποιότητας και μικρόφωνο εξάλειψης θορύβου για βελτίωση της ευκρίνειας των εικονικών συσκέψεων.
• Ασύρματα εργαλεία κοινής χρήσης οθόνης για την εξάλειψη της ακαταστασίας των καλωδίων και την απλοποίηση των παρουσιάσεων.

 

Σχεδιασμός για γνωστική σαφήνεια, όχι μόνο ευκολία

• Σκεφτείτε μια ουδέτερη χρωματική παλέτα που δεν αποσπά την προσοχή. Αποφύγετε τα σκληρά λευκά και τα εταιρικά γκρι. Οι απαλοί ουδέτεροι τόνοι μειώνουν την οπτική κόπωση.
• Ο ρυθμιζόμενος φωτισμός LED μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να παραμείνουν σε εγρήγορση. Ο σκληρός φωτισμός λωρίδων μπορεί να μειώσει την εστίαση και να καταπονήσει τα μάτια.
• Ένας καθαρός τοίχος ή φόντο οθόνης ενθαρρύνει τους ανθρώπους να επικεντρωθούν στο ηχείο και όχι στην ακαταστασία.
• Τα πάνελ απόσβεσης ήχου μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την ακουστική ενός δωματίου μειώνοντας την απόσπαση της προσοχής και δημιουργώντας έναν εμπιστευτικό χώρο.

 

Υποστηρίξτε διαφορετικούς τρόπους εργασίας

Η διάταξη της αίθουσας συσκέψεων θα πρέπει να είναι εξοπλισμένη για να φιλοξενήσει διαφορετικούς τύπους εργασίας.

Σύμφωνα με την έκθεση Future Workplace Report της Oktra, η Gen Z και οι νέοι millennials δίνουν προτεραιότητα στην ευελιξία στο εργασιακό τους περιβάλλον. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε εγγράψιμους τοίχους, σταθμούς φόρτισης και περιοχές ξεμπλοκαρίσματος για να προσαρμόσετε δυναμικά στυλ εργασίας και να προωθήσετε τη δημιουργικότητα.

Καλύψτε το εργατικό δυναμικό της επόμενης γενιάς. Για μια διάταξη λήψης αποφάσεων, δώστε προτεραιότητα σε έναν τακτοποιημένο, εστιασμένο χώρο με μινιμαλιστική διάταξη τραπεζιού και καρέκλας. Για δημιουργικό καταιγισμό ιδεών, ένας φορητός πίνακας είναι ένα φανταστικό κομμάτι εξοπλισμού που πρέπει να έχετε.

Μικρό δωμάτιο, μεγάλη επίδραση

Μια μικρή αίθουσα συσκέψεων, όταν είναι κατάλληλα εξοπλισμένη, μπορεί να λειτουργήσει σκληρότερα και πιο έξυπνα για την ομάδα σας. Αντί να συμβιβάζεστε με περιορισμένες διατάξεις ή αυτοσχέδιες ρυθμίσεις, μερικές καλά μελετημένες ενημερώσεις μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι επικοινωνούν και συνεργάζονται.

Έτσι, την επόμενη φορά που θα αξιολογήσετε έναν μικρό χώρο - στο σπίτι ή στο γραφείο - μην ρωτήσετε "Τι μπορούμε να χωρέσουμε εδώ;" Ρωτήστε: "Τι θέλουμε αυτό το δωμάτιο να βοηθήσει τους ανθρώπους να επιτύχουν;"

Ελέγξτε τα απαραίτητα, σχεδιάστε για ευελιξία, δώστε προτεραιότητα στην άνεση και ακούστε την ομάδα σας.

Είστε έτοιμοι να αναβαθμίσετε την αίθουσα συσκέψεών σας;

Ξεκινήστε με τα απαραίτητα: εργαλεία που εξοικονομούν χώρο, όπως οι πίνακες Nobo Infinity ή το σύστημα συνεργασίας Move &; Meet, επιτρέπουν τη σαφή κοινή χρήση ιδεών χωρίς να καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο. Προσθέστε φορητά φύλλα λευκού πίνακα για ευελιξία και βεβαιωθείτε ότι ο χώρος σας υποστηρίζει υβριδική εργασία με τα κατάλληλα οπτικοακουστικά εργαλεία και έπιπλα που ταιριάζουν στην κλίμακα του δωματίου. Είτε σκέφτεστε ιδέες είτε ευθυγραμμίζετε απομακρυσμένες ομάδες, τα εργαλεία Nobo σάς βοηθούν να διατηρείτε τις συσκέψεις σας σαφείς, ευέλικτες και παραγωγικές.